1/ Hàng hoá xuất kho để bán, đưa đi trao đổi, biếu, tặng hoặc tiêu dùng nội bộ phải lập hoá đơn giá trị gia tăng hoặc hoá đơn bán hàng đúng với số lượng và giá trị của số hàng đã xuất bán, đưa đi trao đổi, biếu tặng hoặc tiêu dùng nội bộ để giao cho khách hàng hoặc làm chứng từ hạch toán của đơn vị.
2/ Hàng hoá xuất giao cho đại lý bán đúng giá do cơ sở sản xuất kinh doanh quy định hưởng hoa hồng có thể sử dụng một trong hai cách lập hoá đơn, chứng từ như sau:
a/ Sử dụng hoá đơn giá trị gia tăng hoặc hoá đơn bán hàng.
b/ Sử dụng phiếu xuất hàng gửi bán đại lý kèm theo lệnh điều động nội bộ.
3/ Hàng hoá điều động nội bộ từ cơ sở kinh doanh đến các chi nhánh, cửa hàng hạch toán phụ thuộc và ngược lại hoặc điều động giữa các chi nhánh, cửa hàng hạch toán phụ thuộc với nhau, xuất hàng từ đơn vị hạch toán phụ thuộc về cơ sở kinh doanh có thể sử dụng một trong hai cách lập hoá đơn, chứng từ như sau:
a/ Sử dụng hoá đơn giá trị gia tăng hoặc hoá đơn bán hàng.
b/ Sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm theo lệnh điều động nội bộ.
Nếu hàng hoá điều động từ cơ sở kinh doanh là đơn vị cấp trên đến các chi nhánh hạch toán độc lập hoặc điều động hàng hoá giữa các chi nhánh hạch toán độc lập phải lập một trong các loại hoá đơn: hoá đơn giá trị gia tăng, hoá đơn bán hàng hoặc hoá đơn tự in theo chế độ quy định.
4/ Hàng hoá của cơ sở kinh doanh cố định đưa đi bán lưu động hoặc dự hội chợ triển lãm phải có lệnh điều động nội bộ và phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ giao cho người vận chuyển. Khi bán hàng phải lập hoá đơn theo đúng quy định để giao cho người mua hàng.
5/ Cơ sở kinh doanh xuất nguyên liệu đưa đi gia công phải có phiếu xuất kho ghi rõ xuất hàng đưa gia công kèm theo hợp đồng gia công. Cơ sở nhận gia công đưa sản phẩm gia công trả lại cho cơ sở thuê gia công phải có phiếu xuất kho ghi rõ xuất sản phẩm gia công trả lại cho đơn vị thuê gia công kèm theo hợp đồng gia công.
6/ Cơ sở kinh doanh xuất khẩu hàng hoá (kể cả cơ sở gia công hàng hoá xuất khẩu) khi xuất khẩu sử dụng một trong các loại hoá đơn: hoá đơn giá trị gia tăng, hoá đơn bán hàng hoặc hoá đơn tự in theo chế độ quy định làm chứng từ lưu thông trên đường. Đối với một số trường hợp cụ thể được sử dụng hoá đơn chứng từ để vận chuyển hàng hoá xuất khẩu như sau:
a/ Hàng hoá trên đường vận chuyển đến cửa khẩu hay đến nơi làm thủ tục xuất khẩu tại cơ quan Hải quan, nếu chưa có căn cứ để lập hoá đơn thì cơ sở kinh doanh sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm theo Lệnh điều động nội bộ làm chứng từ lưu thông hàng hoá trên thị trường. Sau khi làm xong thủ tục cho hàng hoá xuất khẩu, cơ sở kinh doanh lập hoá đơn cho hàng hoá xuất khẩu.
b/ Trường hợp uỷ thác xuất khẩu hàng hoá (kể cả trường hợp uỷ thác xuất khẩu hàng hoá gia công cho các cơ sở khác), khi xuất hàng giao cho cơ sở nhận uỷ thác, cơ sở uỷ thác xuất khẩu sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm theo Lệnh điều động nội bộ. Khi hàng đã thực xuất khẩu có xác nhận của cơ quan Hải quan thì cơ sở uỷ thác xuất khẩu xuất hoá đơn giao cho cơ sở nhận uỷ thác.
7/ Các sản phẩm là hàng hoá mà người bán không thuộc đối tượng phải lập hoá đơn bán hàng bao gồm:
a/ Sản phẩm nông, lâm, thuỷ, hải sản chưa qua chế biến do nông dân, ngư dân tự sản xuất, khai thác trực tiếp bán ra.
Cơ sở mua sản phẩm nông, lâm, thủy, hải sản do người nông dân, ngư dân sản xuất, khai thác phải lập hoá đơn thu mua hàng nông sản, lâm sản, thuỷ, hải sản theo theo mẫu số 06/TMH-3LL ban hành kèm theo Thông tư số 120/2002/TT-BTC ngày 30/12/2002 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành nghị định số 89/2002/NĐ-CP ngày 7/11/2002 của Chính phủ về việc in, phát hành, sử dụng, quản lý hoá đơn. Trường hợp cơ sở kinh doanh đặt trạm thu mua những hàng hoá kể trên thì phải đăng ký với cơ quan thuế nơi đặt trạm thu mua. Khi vận chuyển hàng hoá đã thu mua phải có lệnh điều động nội bộ của cơ sở kinh doanh kèm theo phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
b/ Đối với đồ dùng của cá nhân do người sử dụng trực tiếp bán ra, cơ sở kinh doanh mua lại để bán hoặc nhận hàng ký gửi bán phải lập bảng kê mua hàng, nhận hàng ký gửi bán. Bảng kê do cơ sở kinh doanh lập và tự chịu trách nhiệm (theo mẫu đính kèm). Khi bán hàng, cơ sở kinh doanh phải lập một trong các loại hoá đơn: hoá đơn giá trị gia tăng , hoá đơn bán hàng hoặc hoá đơn tự in theo chế độ quy định giao cho người mua.
8/ Đối với hàng hoá do không đúng quy cách, chất lượng phải xuất trả lại bên bán thì sử dụng một trong các loại hoá đơn: hoá đơn giá trị gia tăng, hoá đơn bán hàng hoặc hoá đơn tự in theo chế độ quy định như sau:
a/ Khi xuất trả lại cho bên bán, bên mua phải lập hoá đơn, trên hoá đơn phải ghi rõ hàng hoá trả lại cho người bán do không đúng quy cách, chất lượng kèm theo bản photocopy liên 2 của hoá đơn đã mua (đóng dấu sao y bản chính).
b/ Trường hợp bên mua hàng không phải là cơ sở kinh doanh, không có hoá đơn thì khi trả lại hàng, bên bán và bên mua phải lập biên bản hoặc thoả thuận bằng văn bản ghi rõ loại hàng hoá, số lượng, giá trị hàng trả lại theo hoá đơn đã lập khi bán hàng (số, ký hiệu, ngày tháng của hoá đơn), lý do trả lại hàng kèm theo hoá đơn gửi trả cho bên bán để làm căn cứ điều chỉnh kê khai thuế giá trị gia tăng của bên bán.
9/ Trường hợp mua tài sản thanh lý, nhượng bán của các cơ quan hành chính sự nghiệp phải có hoá đơn bán tài sản thanh lý.
Trường hợp mua hàng hoá là tài sản bị tịch thu phải có hoá đơn bán tài sản tịch thu sung công quỹ Nhà nước.
Trường hợp mua hàng hoá là tài sản dự trữ quốc gia phải có hoá đơn bán hàng dự trữ quốc gia.
10/ Cơ sở kinh doanh bán lẻ hàng hoá cho người tiêu dùng có giá trị thấp dưới mức quy định không phải lập hoá đơn nhưng phải lập bản kê bán lẻ hàng hoá theo từng lần bán, theo từng loại hàng và cuối ngày phải lập bản kê để làm căn cứ xác định doanh thu.
11/ Cơ sở kinh doanh mua, nhận hàng hoá phải có trách nhiệm yêu cầu bên giao hàng hoá xuất hoá đơn, chứng từ hợp lệ giao cho mình, kể cả đối với trường hợp mua hàng hoá có giá trị thấp dưới mức quy định phải lập hoá đơn. Trường hợp mua của các đối tượng không phải là cơ sở kinh doanh theo quy định tại điểm 7 nêu trên, phải lập bảng kê.
