Hi các bác,
Nhân tiện đọc các comments trong thớt khủng hoảng kinh tế cắt giảm chi phí, em mạo muội ngồi viết về “ Cắt giảm chi phí trong Doanh Nghiệp” mời các bác chém gió. Bài viết chỉ mang tính tổng quan cho mọi ngành ở góc độ quản lý và tầm nhìn.
Tại sao phải giảm chi phí DN ? Câu này chỉ dành cho tổ chức phi lợi nhuận trả lời còn lại tự hiểu.
Thực tế cắt giảm chi phí trong DN là một trong những công việc khá quan trọng và không dễ dàng đối với nhà quản lý. Việc xây dựng một chiến lược cắt giảm chi phí hiệu quả đòi hỏi một sự phân tích cụ thể các và lên kế hoạch cũng như triển khai, theo dõi liên tục và thường xuyên. Theo kinh nghiệm thực tế của em thì để cắt giảm chi phí hiệu quả thì cần phải có các yếu tố sau:
- Phải đo lường được các yếu tố gây phát sinh chi phí. Ví dụ : bill điện, nước, gas, hơi.. hàng tháng hoặc có thể gắn riêng đồng hồ cho từng khu vực riêng biệt nếu cần theo dõi và so sánh. Hoặc tỉ lệ hao hụt do phải làm lại (rework) , scrap ( phế phẩm) hay mức hao hụt trong quá trình sản xuất chế biến…..nói chung là phải có đơn vị đo lường cho các chi phí phát sinh xuyên suốt các hoạt động liên quan đến DN ( cost per unit/ man-hours/ unit/ breakdown time/ changeover time/ waste/ defectives/ lead time….). Tất cả những cost driver ( đơn vị phát sinh chi phí) này phải liên kết chặt chẽ với các kế hoạch tài chính.
- Người làm quản lý phải xác định rõ tiêu chí làm việc và “văn hóa chi tiêu “DN mình khi đưa ra kế hoạch cắt giảm CP. E.g. coi nguồn nhân lực là “tài sản” hay “ chi phí, chấp nhận chi phí cho sales mời khách hàng ăn uống, lấy hóa đơn hay ko ?...
- Phải có kế hoạch và chương trình hành động cụ thể thông qua tuyên truyền, huấn luyện về lãng phí và nhận biết lãng phí từ những cái nhỏ (E.g. 1h tiết kiệm 20 kW điện-> 1 ngày tiết kiệm 400 kw điện--> năm tiết kiệm 130 000 kw x 2000 VND= 260 triệu VND…..tương tự với nước, gas…). Tóm lại, yếu tố để các chương trình cắt giảm này thành công là xây dựng ý thức chống lãng phí từ phía người lao động.
- Cắt giảm chi phải có trọng tâm theo tình hình hoạt động của DN mình ( tập trung vào giảm cái gì nhiều nhất ?), hạn chế các cắt giảm chi phí ảnh hưởng trực tiếp đến benefits của nhân viên nếu ko cần thiết. Rất nhiều người cứ đưa ra lệnh, thông báo giảm CP x,y,z mà ko tìm hiểu kĩ thực tế cách thức chi tiêu, ai chi tiêu, cách báo cáo… hoặc làm đột ngột hoặc ko hợp lý khiến cho nhân viên cảm giác bất mãn hoặc e ngại bị sa thải……điều này ảnh hưởng đến chất lượng công việc.
- Quan trọng nhất, cắt giảm chi phí không phải là cắm đầu mà cắt, giảm, loại bỏ…..mà chính là tăng năng suất ( giảm chi phí OT, giảm chi phí nhân sự, tiết kiệm năng lượng….) hoặc tăng hiệu quả của hệ thống chuỗi cung ứng, kế hoạch.. từ đầu vào đến đầu ra ( tồn kho, mua hàng, bảo trì, các kế hoạch ….) và cải thiện cash flow, lựa chọn phương pháp xác lập chi phí tối ưu nhất.
Bắt đầu từ đâu ?
- Báo cáo tài chính quản trị, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, dữ liệu của khách hàng, dữ liệu sản xuất kinh doanh, lợi nhuận, chất lượng, tồn kho, và chi phí/ khả năng giao hàng và cung ứng là những công cụ phải nhòm ngó trước tiên để hiểu về cơ cấu phân bổ chi phí, nguồn vốn …đánh giá tài chính DN..
- Hiểu biết rõ về cost drivers. Nâng cao khả năng quan sát, chém gió và nhận biết vấn đề thông qua các nguyên tắc cơ bản của TPS: sản xuất thừa, tồn trữ, vận chuyển, khuyết tật, hư hỏng, công đoạn thừa, thao tác thừa, đi lại, thời gian chờ đợi vô ích.
- Tuyệt chiêu cuối cùng là mời các công ty tư vấn quản lý về phân tích thực trạng của toàn bộ DN thông qua các nghiên cứu, quan sát về ( time study, operational studies, behavioral studies, line balancing, speed and feed, …(xin phép ko dich tiếng Việt), sau đó đánh giá tổng thể để nhận định khả năng tiết kiệm sau khi triển khai các công cụ quản lý và sắp xếp lại DN hợp lý hơn. Nếu bác nào chưa biết thì đọc bài này xong cũng có ideas trong đầu, ko lo bị mấy cha tư vấn vào chém gió.
Những khu vực có thể đưa ra chương trình cắt giảm CP (CGCP). Thực tế chứng minh là có nhà máy sau khi triển khai đã cắt giảm đến 25% chi phí điều hành nếu áp dụng đầy đủ các công cụ quản lí cần thiết. Em sẽ đi vào từng chi tiết các khu vực sau :
Di chuyển, công tác : Nếu công ty có nhu cầu lớn về việc di chuyển và công tác cùa cán bộ thì nên kí HĐ với các khách sạn để có giá tốt nhất ( liên hệ Dawnlow), nhân viên đi công tác thì chỉ ghé đây để ở. Outsource dich vụ thuê xe bên ngoài để giảm thiểu thời gian quản lí tài xế + tình trạng ăn gian xăng dầu, bán phụ tùng. Hay tự lái xe ko cần tài xế
Việc đi lại : Nếu có văn phòng chi nhánh thì khuyến khích dùng Conference Call ( đăng kí với các ISP, giảm đến 85% chi phí di chuyển, travel. Em ngồi làm cả năm nay chưa được đi đâu quá SG 2 kms mặc dù suốt ngày họp với bên Thailand, US,Úc. Nhìn cái biểu tượng Go Green mà phát chán.
Máy photocopy & máy in: tuyên truyền nhân viên hạn chế in đến mức có thể, tận dụng giấy 2 mặt, sử dụng mực in tái chế
Báo chí dài hạn : Cắt giảm luôn, cần thì đọc báo mạng
Điện thoại : Phải có pass code để kiểm soát gọi quốc tế, liên tỉnh và log lại tránh nhân viên gọi lung tung ngoài công việc. Có thể tận dụng Skype, yahoo messenger để liên lạc nội bộ. Chọn gói cước mạng, hosting website giá hợp lý với nhu cầu sử dụng
Thuê văn phòng : chọn địa điểm văn phòng hợp lý, hạn chế nơi kẹt xe, gần các khu vực thường xuyên làm việc .Nếu cần thì thuê văn phòng nhỏ cho một số bộ phận quan trọng làm việc, bộ phận back office thì có thể thuê riêng 1 nơi khác ( tại gia hay trong hẻm hay gì đấy cho rẻ nếu ko cần thiết phải phô trương).
Dùng luật 24h : Đợi 24h để mua các vật dụng ko phải là quan trọng.
Đừng bao giờ chỉ nhằm vào sản phẩm, thiết bị giá rẻ, hãy phân tích chi phí sử dụng, duy trì ở dài hạn ( mua máy in màu giá 50 USD trong khi mực nạp 1 lần 90 USD…).
2. Năng lượng ( Điện, nước, gas, hơi).
- Nên đầu tư vào các thiết bị có khả năng tái sử dụng, năng lượng mặt trời ( Rechargable, Reusable) như pin sạc, máy nước nóng năng lượng mặt trời.
- Lắp đặt quạt trần, giàm chi phí máy lạnh, mở cửa sổ, tận dụng ánh sáng
- Dùng bóng đèn tiết kiệm điện, công nghệ Led.
Vui lòng liên hệ để có giá tốt nhất. Khi mua nhớ nói JBL giới thiệu để em kiếm tiền cò 2 %.
<span style=""color: #ff0000;"">Galaxy Lighting Phú Mỹ Hưng </span>
<span style=""color: #ff0000;""> Địa chỉ: 1479 Mỹ Toàn 1, PMH, Nguyễn Văn Linh, Quận 7, TP.HCM. </span>
<span style=""color: #ff0000;""> Tel/Fax: 08.54120525 hoặc 0938.510.968 (Tuando) </span>
<span style=""color: #ff0000;""> </span>
- Tuyên truyền., giáo dục nhân viên tắt bất cứ thiết bị điện nào nếu ko sử dụng, nhiều người để desktop qua đêm, ra khỏi phòng họp ko tắt đèn, máy lạnh…..dán thông báo nhắc nhở tiết kiệm điện ngay cửa.
- Vòi nước tự động tắt tránh tình trạng quên khóa vòi, sửa chữa ngay nếu phát hiện rò rỉ đường ống nước. Tận dụng nước mưa để tưới cây.
- Nội thất văn phòng thì linh động, tính toán khoảng cách, vị trí workstation hợp lí và tiết kiệm không gian.
Đối với DN sản xuất phải xây dựng Energy Management System ( Hệ thống quản lý Năng Lượng). Có vài hệ thống điều khiển tự động có thể phát hiện các lỗi của hệ thống nhưng cơ bản là chi phí cao và không cần thiết đối với những nhà máy lớn. Ý thức nhân viên và kĩ năng giám sát tốt kết hợp với hệ thống quản lý tốt thì hiệu quả nhất. Để thiết lập 1 hệ thống quản lý này cũng mất 2 -3 tháng nên em chỉ vẽ sơ sơ đồ lên.
3. Nhân sự : các bác tham khảo topic cũ của em vì theo quan điểm của em đây là sự khởi đầu và em cover khá nhiều vấn đề trong đấy.
Click here.
4. Sản xuất : phần này dài để em viết từ từ .
Nhân tiện đọc các comments trong thớt khủng hoảng kinh tế cắt giảm chi phí, em mạo muội ngồi viết về “ Cắt giảm chi phí trong Doanh Nghiệp” mời các bác chém gió. Bài viết chỉ mang tính tổng quan cho mọi ngành ở góc độ quản lý và tầm nhìn.
Tại sao phải giảm chi phí DN ? Câu này chỉ dành cho tổ chức phi lợi nhuận trả lời còn lại tự hiểu.
Thực tế cắt giảm chi phí trong DN là một trong những công việc khá quan trọng và không dễ dàng đối với nhà quản lý. Việc xây dựng một chiến lược cắt giảm chi phí hiệu quả đòi hỏi một sự phân tích cụ thể các và lên kế hoạch cũng như triển khai, theo dõi liên tục và thường xuyên. Theo kinh nghiệm thực tế của em thì để cắt giảm chi phí hiệu quả thì cần phải có các yếu tố sau:
- Phải đo lường được các yếu tố gây phát sinh chi phí. Ví dụ : bill điện, nước, gas, hơi.. hàng tháng hoặc có thể gắn riêng đồng hồ cho từng khu vực riêng biệt nếu cần theo dõi và so sánh. Hoặc tỉ lệ hao hụt do phải làm lại (rework) , scrap ( phế phẩm) hay mức hao hụt trong quá trình sản xuất chế biến…..nói chung là phải có đơn vị đo lường cho các chi phí phát sinh xuyên suốt các hoạt động liên quan đến DN ( cost per unit/ man-hours/ unit/ breakdown time/ changeover time/ waste/ defectives/ lead time….). Tất cả những cost driver ( đơn vị phát sinh chi phí) này phải liên kết chặt chẽ với các kế hoạch tài chính.
- Người làm quản lý phải xác định rõ tiêu chí làm việc và “văn hóa chi tiêu “DN mình khi đưa ra kế hoạch cắt giảm CP. E.g. coi nguồn nhân lực là “tài sản” hay “ chi phí, chấp nhận chi phí cho sales mời khách hàng ăn uống, lấy hóa đơn hay ko ?...
- Phải có kế hoạch và chương trình hành động cụ thể thông qua tuyên truyền, huấn luyện về lãng phí và nhận biết lãng phí từ những cái nhỏ (E.g. 1h tiết kiệm 20 kW điện-> 1 ngày tiết kiệm 400 kw điện--> năm tiết kiệm 130 000 kw x 2000 VND= 260 triệu VND…..tương tự với nước, gas…). Tóm lại, yếu tố để các chương trình cắt giảm này thành công là xây dựng ý thức chống lãng phí từ phía người lao động.
- Cắt giảm chi phải có trọng tâm theo tình hình hoạt động của DN mình ( tập trung vào giảm cái gì nhiều nhất ?), hạn chế các cắt giảm chi phí ảnh hưởng trực tiếp đến benefits của nhân viên nếu ko cần thiết. Rất nhiều người cứ đưa ra lệnh, thông báo giảm CP x,y,z mà ko tìm hiểu kĩ thực tế cách thức chi tiêu, ai chi tiêu, cách báo cáo… hoặc làm đột ngột hoặc ko hợp lý khiến cho nhân viên cảm giác bất mãn hoặc e ngại bị sa thải……điều này ảnh hưởng đến chất lượng công việc.
- Quan trọng nhất, cắt giảm chi phí không phải là cắm đầu mà cắt, giảm, loại bỏ…..mà chính là tăng năng suất ( giảm chi phí OT, giảm chi phí nhân sự, tiết kiệm năng lượng….) hoặc tăng hiệu quả của hệ thống chuỗi cung ứng, kế hoạch.. từ đầu vào đến đầu ra ( tồn kho, mua hàng, bảo trì, các kế hoạch ….) và cải thiện cash flow, lựa chọn phương pháp xác lập chi phí tối ưu nhất.
Bắt đầu từ đâu ?
- Báo cáo tài chính quản trị, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, dữ liệu của khách hàng, dữ liệu sản xuất kinh doanh, lợi nhuận, chất lượng, tồn kho, và chi phí/ khả năng giao hàng và cung ứng là những công cụ phải nhòm ngó trước tiên để hiểu về cơ cấu phân bổ chi phí, nguồn vốn …đánh giá tài chính DN..
- Hiểu biết rõ về cost drivers. Nâng cao khả năng quan sát, chém gió và nhận biết vấn đề thông qua các nguyên tắc cơ bản của TPS: sản xuất thừa, tồn trữ, vận chuyển, khuyết tật, hư hỏng, công đoạn thừa, thao tác thừa, đi lại, thời gian chờ đợi vô ích.
- Tuyệt chiêu cuối cùng là mời các công ty tư vấn quản lý về phân tích thực trạng của toàn bộ DN thông qua các nghiên cứu, quan sát về ( time study, operational studies, behavioral studies, line balancing, speed and feed, …(xin phép ko dich tiếng Việt), sau đó đánh giá tổng thể để nhận định khả năng tiết kiệm sau khi triển khai các công cụ quản lý và sắp xếp lại DN hợp lý hơn. Nếu bác nào chưa biết thì đọc bài này xong cũng có ideas trong đầu, ko lo bị mấy cha tư vấn vào chém gió.
Những khu vực có thể đưa ra chương trình cắt giảm CP (CGCP). Thực tế chứng minh là có nhà máy sau khi triển khai đã cắt giảm đến 25% chi phí điều hành nếu áp dụng đầy đủ các công cụ quản lí cần thiết. Em sẽ đi vào từng chi tiết các khu vực sau :
- Energy ( nước, điện, ga , hơi)
- Supply chain ( vận chuyển, kho vận, mua hàng….)
- Nguyên Vật Liệu
- Sản xuất
- Nhân sự
- Sales và Marketing
- Finance
- Hành chính
Di chuyển, công tác : Nếu công ty có nhu cầu lớn về việc di chuyển và công tác cùa cán bộ thì nên kí HĐ với các khách sạn để có giá tốt nhất ( liên hệ Dawnlow), nhân viên đi công tác thì chỉ ghé đây để ở. Outsource dich vụ thuê xe bên ngoài để giảm thiểu thời gian quản lí tài xế + tình trạng ăn gian xăng dầu, bán phụ tùng. Hay tự lái xe ko cần tài xế
Việc đi lại : Nếu có văn phòng chi nhánh thì khuyến khích dùng Conference Call ( đăng kí với các ISP, giảm đến 85% chi phí di chuyển, travel. Em ngồi làm cả năm nay chưa được đi đâu quá SG 2 kms mặc dù suốt ngày họp với bên Thailand, US,Úc. Nhìn cái biểu tượng Go Green mà phát chán.
Máy photocopy & máy in: tuyên truyền nhân viên hạn chế in đến mức có thể, tận dụng giấy 2 mặt, sử dụng mực in tái chế
Báo chí dài hạn : Cắt giảm luôn, cần thì đọc báo mạng
Điện thoại : Phải có pass code để kiểm soát gọi quốc tế, liên tỉnh và log lại tránh nhân viên gọi lung tung ngoài công việc. Có thể tận dụng Skype, yahoo messenger để liên lạc nội bộ. Chọn gói cước mạng, hosting website giá hợp lý với nhu cầu sử dụng
Thuê văn phòng : chọn địa điểm văn phòng hợp lý, hạn chế nơi kẹt xe, gần các khu vực thường xuyên làm việc .Nếu cần thì thuê văn phòng nhỏ cho một số bộ phận quan trọng làm việc, bộ phận back office thì có thể thuê riêng 1 nơi khác ( tại gia hay trong hẻm hay gì đấy cho rẻ nếu ko cần thiết phải phô trương).
Dùng luật 24h : Đợi 24h để mua các vật dụng ko phải là quan trọng.
Đừng bao giờ chỉ nhằm vào sản phẩm, thiết bị giá rẻ, hãy phân tích chi phí sử dụng, duy trì ở dài hạn ( mua máy in màu giá 50 USD trong khi mực nạp 1 lần 90 USD…).
2. Năng lượng ( Điện, nước, gas, hơi).
- Nên đầu tư vào các thiết bị có khả năng tái sử dụng, năng lượng mặt trời ( Rechargable, Reusable) như pin sạc, máy nước nóng năng lượng mặt trời.
- Lắp đặt quạt trần, giàm chi phí máy lạnh, mở cửa sổ, tận dụng ánh sáng
- Dùng bóng đèn tiết kiệm điện, công nghệ Led.
Vui lòng liên hệ để có giá tốt nhất. Khi mua nhớ nói JBL giới thiệu để em kiếm tiền cò 2 %.
<span style=""color: #ff0000;"">Galaxy Lighting Phú Mỹ Hưng </span>
<span style=""color: #ff0000;""> Địa chỉ: 1479 Mỹ Toàn 1, PMH, Nguyễn Văn Linh, Quận 7, TP.HCM. </span>
<span style=""color: #ff0000;""> Tel/Fax: 08.54120525 hoặc 0938.510.968 (Tuando) </span>
<span style=""color: #ff0000;""> </span>
- Tuyên truyền., giáo dục nhân viên tắt bất cứ thiết bị điện nào nếu ko sử dụng, nhiều người để desktop qua đêm, ra khỏi phòng họp ko tắt đèn, máy lạnh…..dán thông báo nhắc nhở tiết kiệm điện ngay cửa.
- Vòi nước tự động tắt tránh tình trạng quên khóa vòi, sửa chữa ngay nếu phát hiện rò rỉ đường ống nước. Tận dụng nước mưa để tưới cây.
- Nội thất văn phòng thì linh động, tính toán khoảng cách, vị trí workstation hợp lí và tiết kiệm không gian.
Đối với DN sản xuất phải xây dựng Energy Management System ( Hệ thống quản lý Năng Lượng). Có vài hệ thống điều khiển tự động có thể phát hiện các lỗi của hệ thống nhưng cơ bản là chi phí cao và không cần thiết đối với những nhà máy lớn. Ý thức nhân viên và kĩ năng giám sát tốt kết hợp với hệ thống quản lý tốt thì hiệu quả nhất. Để thiết lập 1 hệ thống quản lý này cũng mất 2 -3 tháng nên em chỉ vẽ sơ sơ đồ lên.
3. Nhân sự : các bác tham khảo topic cũ của em vì theo quan điểm của em đây là sự khởi đầu và em cover khá nhiều vấn đề trong đấy.
Click here.
4. Sản xuất : phần này dài để em viết từ từ .
Last edited by a moderator:
Chủ đề tương tự
Ngày đăng:
