@Checker:
http://googledesktop.blogspot.com/
@Newbie_SG ,
@henvaho: Thực ra các sắp xếp tài liệu theo thư mục là cách tiếp cận đã có hơn 30 năm tuổi đời (phiên bản MS-DOS 2.x phát hành năm 1983 bắt đầu hỗ trợ việc sắp xếp tài liệu theo hình cây). Tuy nhiên, đến thời điểm hiện tại thì cách tiếp cận này đã bộc lộ cực kỳ nhiều nhược điểm như: khó tìm kiếm với lượng file khổng lồ, lãng phí dung lượng đĩa khi có nhiều các file giống nhau trên ổ cứng v.v...
Nhằm khắc phục các vấn đề này, Microsoft đã từng giới thiệu mô hình hệ thống tập tin hoàn toàn mới WinFS với nền tảng dựa trên SQL Server với ý tưởng là các file sẽ đính kèm các siêu dữ liệu (metadata) mô tả. Các tập tin sẽ lưu ở đâu đó dưới quyền quản lý của hệ điều hành. Nhờ vậy, các file có thể được khai thác theo nhiều chiều (khác với cấu trúc thư mục là khai thác một chiều). như loại file, ngày tạo, chủ đề, người tạo v.v...
Tuy nhiên, không biết vì lý do nào đó mà hệ thống tập tin này không được triển khai một cách chính thức mà chỉ được áp dụng một phần thông qua tính năng File Table trong MS-SQL Server 2008 R2 và sau này.
Nếu tài liệu quá nhiều thì tốt nhất các bác nên triển khai một hệ thống DMS (Document Management System) với ý tưởng hoàn toàn giống với WinFS mà tôi đề cập ở trên. Còn nếu không thì đành xây dựng cấu trúc thư mục theo dự án hay theo phòng ban. Nhưng để tối ưu hóa thì nên tìm hiểu thêm những tính năng ít người biết nhưng cực hay trong các phiên bản Windows 7 và Windows server 2008 trở về sau là: Symbolic link, Junction link và Hard link. Những tính năng này sẽ giúp tạo bản sao của một số file trong nhiều thư mục nhưng đều chỉ đến file gốc (tính năng này bên Unix và Linux có từ lâu nhưng gần đây Windows mới có).
