Re:Khủng hoảnh Kinh Tế : Làm sao đưa ra số lượng nhân sự hợp lý cho DN
Dạ cám ơn bác. Khó khăn nhất khi làm định mức là " phản ứng của các Manager ", vì họ sẽ luôn than phiền là ko đủ người làm...Do đó ngoài cách tính toán, phương pháp tiếp cận để chứng minh cho các Managers này hiểu là họ đang sử dụng dư người mới khó.
Cơ bản là có 2 phương pháp :
1. Dễ nhất, mang tính quản trị.: Thống kê sản lượng/ số headcount ---> chọn mức năng suất trong 6 tháng cao nhất làm định mức. Theo ví dụ trên thì mức năng suất TB 1 CN/ 1280 bao phân bón. Nếu forecast sản lượng là 5 000 000 thì cần 5000 000/ 1280= 3900 Công nhân----> quyết định Outsource hay tuyển dụng thêm....
2. Qua biểu đồ năng suất cho thấy là có nhưng thời điểm CN chỉ có 2900 người mà giải quyết số lượng Output lên đến 4 triệu SP. Điều này cho thấy là chắc chắn nếu duy trì mức năng suất này mà sản lượng output nhỏ hơn thì có 1 lượng CN dư thừa.
Vì thực tế triển khai có rất nhiều steps nhỏ nên em tóm tắt vài bước cơ bản.
1. Goals Roll Down : CEO của công ty công bố định mức lao động ( tính theo cách 1), yêu cầu các Manager phải đạt được....( để push họ phải nỗ lực tham gia process).
2. Hiring Control: Stop tất cả các yêu cầu tuyển dụng lại, vì nếu dư CN sẽ chuyển sang BP mới làm.
3. Huấn luyện đào tạo nhân viên BP liên quan về lost time ( lãng phí thời gian)
- Lập danh sách hoạt động : Yêu cầu Giám sát BP liệt kê ra thứ tự tất cả những công việc hàng ngày của Công nhân BP, ước lượng thời gian hoàn thành từng task, frequency của từng task ---> mục đích đánh giá sộ FTE của Công nhân BP và train cho giám sát biết về mối quan hệ giữa công việc và thời gian.
Ví dụ : Trong 1 ca, 1 CN phải làm như sau
1. Giao ban hàng ngày 10p 1 lần
2. Đi lấy bao phân bón 30s 50 lần
3. Xúc phân bón vào bao 05 p 40 bao
4. Đóng bao 01 p 40 bao
....Total thời gian thực làm việc 300p = 5h , thực tế CN phải làm việc 8h/ 1 ngày. Vậy sơ bộ là có 3h lost time ở đây.
4. Quan sát thực tế : mời giám sát đứng quan sát các hoạt động đã liệ kê và bấm giờ cụ thể, thông thường thời gian nhỏ hơn Supervisor dự kiến. Ta phải qun sát lost time như : CN đùa giỡn ko làm việc nghiêm túc để rơi vãi, công cụ dụng cụ ko đầy đủ, đi ra đi vào để lấy, đang đóng bao thì bị lủng, thay mới......rework... Chỉ quan sát các hoạt động nào tốn nhiều thời gian nhất theo qui luật 80/20. Sau khi quan sát xong thì Supervisor phải xác nhận cụ thể vào bảng. ( 1 activity quan sát 3 lần)
Ví dụ : Trong 1 ca, 1 CN phải làm như sau
1. Giao ban hàng ngày 8 p 1 lần
2. Đi lấy bao phân bón 0,3 phút 50 lần
3. Xúc phân bón vào bao 04 p 40 bao
4. Đóng bao 0,5 p 40 bao
5. Thiết lập Standard/ Norm: xây dựng tiêu chuẩn về mặt thời gian cho từng công đoạn bằng cách lấy BDP ( Best Demonstrated Performance).
Ví dụ quan sát hành động cho phân bón vào bao thu được kết quả sau 5 quan sát như nhau.
Lần 1 : 4 phút
Lần 2 : 6 phút
Lần 3 : 5 phút
Lần 4 :5 phút
lần 5 : 5 phút.
---> chọn Norm là 4 phút. Lúc này Manager sẽ cãi là tại sao ko lấy trung bình là 5 phút mà lấy 4. Câu trả lời là : có 500 CN làm việc này, nếu chọn 5 phút thì vô tình mình sẽ mất 500 phút làm việc + anh có muốn anh là số 1 hay muốn anh là trung bình ??
Sau khi set hết các Norm cho tất cả các công đoạn thì sẽ tính được total time của 1 CN thực hiện công việc nhất định. Đưa ra sản lượng trung bình thì sẽ ra được Số công nhân yêu cầu:
Ví dụ : Norm tạo ra 1 bao phân bón là 0,1h thì nếu sản lượng là 20000 bao 1 ca thì có nghĩa là cần 200h để làm, 2000h/ 8h lao động = 250 người ( FTE).
Ví dụ
Sau đấy chỉ cần làm 1 bảng Excel và ouput vào sẽ nhảy ra số lượng người cần thiết, luôn luôn nhỏ hôn so với thực tế của DN khoảng 10-20%, do lúc trước chưa có tiêu chuẩn , ai muốn làm như thế nào cũng được....., giờ CN sử dụng như..cái mày làm việc thì mới hiệu quả
Việc quan trọng ko kém là phải chỉ ra cho Managers lost time ở đâu để họ khắc phục:
Ví dụ :
- Quan sát nhà kho 10 000 m2 có 20 người trông coi do ko có hàng rào, sợ ăn trộm... nếu ta làm hàng rào đầy đủ in/out thì chỉ cần 4 nguời 2 đầu để quản lý là được ( save 16 mạng x 3 ca = 48 người ngon lành).
- CN thay vì ngồi ko, ko có việc thì pick đến chỗ khác làm
- Máy có Công Suất cao để đối diện máy Công Suất thấp, công nhân vận hành take care 2 máy 1 lúc thay vì 1 như trước đây....
- Bưng cafe thì phải dùng khay để 1 lần có thể mang nhiều món thay vì đi ra vô 4 lần, mỗi lần cái chén/ cái ly, cái phin, trà đá.... Rảnh thì dọn dẹp lau chùi bàn ghế, chuẩn bị thực phẩm, lau đầu HD, massage, bóp chân cho cô chủ, ngồi quan sát khách sắp uống hết chưa, thay ly, châm nước......
- Planning công việc chính xác hơn tránh ngồi ko.
- Design lại layout để ra vào nhanh và tiện hơn..
- Rotate công việc để hỗ trợ nhau khi cần...
-- Thay vì CN phải chui vào container 40' trong vòng 4h + 5 người làm để bốc dỡ hàng xuống thì xây dựng dock để Container kê vào, Forklift chạy vào trong Cont múc pallet ra luôn : 30' + 0 người làm, nếu serve 200 cont 1 ngày thì saving là ko nhỏ về thời gian và tiền bạc cho DN ( tự nhiên làm xong lại dư ra 35 x 2 ca = 70 mạng nữa)
.......tùy theo đặc thù của công ty sau đó nhìn vào phân tích và chém gió.
Sau khi điều chỉnh....dư ra xxxx mạng thì công ty tự xử lý.
Điều quan trọng mà Định mức Crewing mang lại là giúp Manager tận dụng resource của mình tối đa với năng suất làm việc cao nhất. Chỉ cần nắm khối lượng công việc là tính ra ngay số lượng CN cần, nếu dư ra trong ngày thì cho nghỉ phép hoặc thuyên chuyển BP khác làm việc ----> giảm chi phí DN tất nhiên.
Em gõ nhiều quá, sai khúc nào thì em sửa sau. Đối với nơi làm việc mà Machine Driven ( SD máy móc nhiều) hoặc như Xây Dựng Cơ Bản, may mặc, gỗ, gốm thì khác 1 tí,phức tạp hơn, liên quan đến skills programs.
ngonhubu nói:
Dạ cám ơn bác. Khó khăn nhất khi làm định mức là " phản ứng của các Manager ", vì họ sẽ luôn than phiền là ko đủ người làm...Do đó ngoài cách tính toán, phương pháp tiếp cận để chứng minh cho các Managers này hiểu là họ đang sử dụng dư người mới khó.
Cơ bản là có 2 phương pháp :
1. Dễ nhất, mang tính quản trị.: Thống kê sản lượng/ số headcount ---> chọn mức năng suất trong 6 tháng cao nhất làm định mức. Theo ví dụ trên thì mức năng suất TB 1 CN/ 1280 bao phân bón. Nếu forecast sản lượng là 5 000 000 thì cần 5000 000/ 1280= 3900 Công nhân----> quyết định Outsource hay tuyển dụng thêm....
2. Qua biểu đồ năng suất cho thấy là có nhưng thời điểm CN chỉ có 2900 người mà giải quyết số lượng Output lên đến 4 triệu SP. Điều này cho thấy là chắc chắn nếu duy trì mức năng suất này mà sản lượng output nhỏ hơn thì có 1 lượng CN dư thừa.
Vì thực tế triển khai có rất nhiều steps nhỏ nên em tóm tắt vài bước cơ bản.
1. Goals Roll Down : CEO của công ty công bố định mức lao động ( tính theo cách 1), yêu cầu các Manager phải đạt được....( để push họ phải nỗ lực tham gia process).
2. Hiring Control: Stop tất cả các yêu cầu tuyển dụng lại, vì nếu dư CN sẽ chuyển sang BP mới làm.
3. Huấn luyện đào tạo nhân viên BP liên quan về lost time ( lãng phí thời gian)
- Lập danh sách hoạt động : Yêu cầu Giám sát BP liệt kê ra thứ tự tất cả những công việc hàng ngày của Công nhân BP, ước lượng thời gian hoàn thành từng task, frequency của từng task ---> mục đích đánh giá sộ FTE của Công nhân BP và train cho giám sát biết về mối quan hệ giữa công việc và thời gian.
Ví dụ : Trong 1 ca, 1 CN phải làm như sau
1. Giao ban hàng ngày 10p 1 lần
2. Đi lấy bao phân bón 30s 50 lần
3. Xúc phân bón vào bao 05 p 40 bao
4. Đóng bao 01 p 40 bao
....Total thời gian thực làm việc 300p = 5h , thực tế CN phải làm việc 8h/ 1 ngày. Vậy sơ bộ là có 3h lost time ở đây.
4. Quan sát thực tế : mời giám sát đứng quan sát các hoạt động đã liệ kê và bấm giờ cụ thể, thông thường thời gian nhỏ hơn Supervisor dự kiến. Ta phải qun sát lost time như : CN đùa giỡn ko làm việc nghiêm túc để rơi vãi, công cụ dụng cụ ko đầy đủ, đi ra đi vào để lấy, đang đóng bao thì bị lủng, thay mới......rework... Chỉ quan sát các hoạt động nào tốn nhiều thời gian nhất theo qui luật 80/20. Sau khi quan sát xong thì Supervisor phải xác nhận cụ thể vào bảng. ( 1 activity quan sát 3 lần)
Ví dụ : Trong 1 ca, 1 CN phải làm như sau
1. Giao ban hàng ngày 8 p 1 lần
2. Đi lấy bao phân bón 0,3 phút 50 lần
3. Xúc phân bón vào bao 04 p 40 bao
4. Đóng bao 0,5 p 40 bao
5. Thiết lập Standard/ Norm: xây dựng tiêu chuẩn về mặt thời gian cho từng công đoạn bằng cách lấy BDP ( Best Demonstrated Performance).
Ví dụ quan sát hành động cho phân bón vào bao thu được kết quả sau 5 quan sát như nhau.
Lần 1 : 4 phút
Lần 2 : 6 phút
Lần 3 : 5 phút
Lần 4 :5 phút
lần 5 : 5 phút.
---> chọn Norm là 4 phút. Lúc này Manager sẽ cãi là tại sao ko lấy trung bình là 5 phút mà lấy 4. Câu trả lời là : có 500 CN làm việc này, nếu chọn 5 phút thì vô tình mình sẽ mất 500 phút làm việc + anh có muốn anh là số 1 hay muốn anh là trung bình ??
Sau khi set hết các Norm cho tất cả các công đoạn thì sẽ tính được total time của 1 CN thực hiện công việc nhất định. Đưa ra sản lượng trung bình thì sẽ ra được Số công nhân yêu cầu:
Ví dụ : Norm tạo ra 1 bao phân bón là 0,1h thì nếu sản lượng là 20000 bao 1 ca thì có nghĩa là cần 200h để làm, 2000h/ 8h lao động = 250 người ( FTE).
Ví dụ
Sau đấy chỉ cần làm 1 bảng Excel và ouput vào sẽ nhảy ra số lượng người cần thiết, luôn luôn nhỏ hôn so với thực tế của DN khoảng 10-20%, do lúc trước chưa có tiêu chuẩn , ai muốn làm như thế nào cũng được....., giờ CN sử dụng như..cái mày làm việc thì mới hiệu quả
Việc quan trọng ko kém là phải chỉ ra cho Managers lost time ở đâu để họ khắc phục:
Ví dụ :
- Quan sát nhà kho 10 000 m2 có 20 người trông coi do ko có hàng rào, sợ ăn trộm... nếu ta làm hàng rào đầy đủ in/out thì chỉ cần 4 nguời 2 đầu để quản lý là được ( save 16 mạng x 3 ca = 48 người ngon lành).
- CN thay vì ngồi ko, ko có việc thì pick đến chỗ khác làm
- Máy có Công Suất cao để đối diện máy Công Suất thấp, công nhân vận hành take care 2 máy 1 lúc thay vì 1 như trước đây....
- Bưng cafe thì phải dùng khay để 1 lần có thể mang nhiều món thay vì đi ra vô 4 lần, mỗi lần cái chén/ cái ly, cái phin, trà đá.... Rảnh thì dọn dẹp lau chùi bàn ghế, chuẩn bị thực phẩm, lau đầu HD, massage, bóp chân cho cô chủ, ngồi quan sát khách sắp uống hết chưa, thay ly, châm nước......
- Planning công việc chính xác hơn tránh ngồi ko.
- Design lại layout để ra vào nhanh và tiện hơn..
- Rotate công việc để hỗ trợ nhau khi cần...
-- Thay vì CN phải chui vào container 40' trong vòng 4h + 5 người làm để bốc dỡ hàng xuống thì xây dựng dock để Container kê vào, Forklift chạy vào trong Cont múc pallet ra luôn : 30' + 0 người làm, nếu serve 200 cont 1 ngày thì saving là ko nhỏ về thời gian và tiền bạc cho DN ( tự nhiên làm xong lại dư ra 35 x 2 ca = 70 mạng nữa
) .......tùy theo đặc thù của công ty sau đó nhìn vào phân tích và chém gió.
Sau khi điều chỉnh....dư ra xxxx mạng thì công ty tự xử lý.
Điều quan trọng mà Định mức Crewing mang lại là giúp Manager tận dụng resource của mình tối đa với năng suất làm việc cao nhất. Chỉ cần nắm khối lượng công việc là tính ra ngay số lượng CN cần, nếu dư ra trong ngày thì cho nghỉ phép hoặc thuyên chuyển BP khác làm việc ----> giảm chi phí DN tất nhiên.
Em gõ nhiều quá, sai khúc nào thì em sửa sau. Đối với nơi làm việc mà Machine Driven ( SD máy móc nhiều) hoặc như Xây Dựng Cơ Bản, may mặc, gỗ, gốm thì khác 1 tí,phức tạp hơn, liên quan đến skills programs.
Last edited by a moderator:
